Verslag bestuursvergadering 21 februari 2017

1.       Opening

2.       Verslag bestuursvergadering 11 januari 2017. Goedgekeurd.

3.       Actielijst.

·         43. Voor het ledenboekje 2017 is de contributie 2018 pagina aangepast, maar moet nog door Tom een Ten geleide worden geschreven en door Hans een beschrijving van hoe je je persoonsgegevens via de website kunt wijzigen. De volledige concept tekst wordt voor de volgende bestuursvergadering opgestuurd.

·         49. Op 24/2 is door Daniëlle iemand van de KNLTB uitgenodigd om nadere informatie te geven over gebruik van de Club app.

·         50. Alle advertenties voor het ledenboekje zijn aangeleverd

·         53. De kleedkamers zijn 17 februari voor de leden beschikbaar gekomen.

·         56. Voor de volgende vergadering neemt Hans een fototoestel mee en worden van de bestuursleden foto’s gemaakt voor het ledenboekje.

·         58. Tom zegt zsm de samenwerking met Drukwerk Max op. Hans heeft de banners van de website gehaald.

·         61. De introductie cursus en de open dag vallen samen op 19/3. Advertenties ook voor de introductie cursus van Burgersdijk worden geplaatst in 2 plaatselijke bladen en een expat blad. De advertenties worden voor de helft betaald door Burgersdijktennis.

·         68. Het voorjaarsonderhoud van de banen is als eerste in ons district opgepakt. Daardoor komen de banen dit jaar vervroegd beschikbaar. Chris geeft een seintje wanneer de gravelbanen weer bespeelbaar zijn.

4.        Tenniskids Blauw. Volgens Inge is de hal van Marlot niet beschikbaar. Er wordt in overleg met Niels door Tom naar een andere mogelijkheid gezocht.

5.       Gebruik en verhuur banen. Ook als deelnemers aan de toptraining geen lid zijn van Leimonias mogen zij gebruik maken van de banen. Aan de ALV wordt voorgelegd of banen in  daluren kunnen worden verhuurd. Verder kwam ter sprake of Louis in het kader van een schoolopdracht 6 banen kan gebruiken voor het verzorgen van een tennisles. Iedereen gaat hiermee akkoord. Wel wordt een symbolisch bedrag van €25,- in rekening gebracht.

6.       1e woensdag van de maand rood-oranje-groen toernooi. Nu er geen competitie meer is voor de rood-oranje groep op woensdag wordt voorgesteld om iedere maand een toernooi voor hen te organiseren. De jeugdcommissie wordt gevraagd om met een voorstel te komen.

7.       Aandacht voor blessure preventie. Sjoerd van Max wordt uitgenodigd om een introductie te geven over blessure preventie. Verder wordt gedacht een beschrijving op de website

8.       Streven naar jaarlijkse aanvulling topselectie. Er komt dit jaar een aantal spelers bij de topselectie. Verder wordt dit jaarlijks in de gaten gehouden.

9.       Samenwerking met Vriendenloterij. Er wordt afgesproken dat we leden niet zullen benaderen t.b.v. de vriendenloterij.

10.   Kascontrole commissie. De kascommissie ging akkoord met het jaarverslag. Zij hadden één vraag m.b.t. Prestatietennis. Zij vroegen zich af, waarom de besteding hoger uitkwam dan vorig jaar en waarom dit ook boven de begroting uitkwam. Het zou te maken kunnen hebben met de kleding voor de jeugdselectie. Dit word nog door Inge uitgezocht. Verder gaf de commissie aan dat ze in dezelfde samenstelling volgend jaar door wil gaan.

11.   Financieel verslag.

·         Bij opbrengsten wordt de post “Advertenties (3110)” niet helemaal consistent ingevuld. Er komen in het ledenboekje 7 advertentie, waarvan 3 een factuur krijgen. De overige advertenties zijn onderdeel van een sponsorcontract.

·         Bij Toelichting op de balans staan geen juiste bedragen van de subsidies die zijn toegekend. Bij de vernieuwing van het straatwerk is dat €22.400,- en voor de vernieuwing van de kleedkamers is dat €55.900,- waarvan 90% in 2016 is uitgekeerd

·         Daniëlle wijst er op, dat er al diverse posten over de begroting heen zijn.

12.   Voorbereiding ALV, alle stukken worden voor 10 maart bij Hans ingeleverd, die er één document van maakt en onder de bestuursleden verspreidt. Op 13 maart wordt de agenda en de bijlage nar de leden gestuurd.

13.   Tennisballen. De voor de competitie gebruikte tennisballen worden nu allemaal bij de lessen van Burgersdijk tennis gebruikt. Dit is al jaren gebruik, maar ligt nergens vast. Verder wordt er soms voor evenementen, zoals het LZVDM toernooi, nieuwe blikken ballen gebruikt. Er wordt voorgesteld ook voor de evenementen deze competitie ballen worden gebruikt. Hans neemt dit op Chris

14.   Nieuwe ledenwerf-actie. Op 19 maart wordt een introductietoernooi georganiseerd, dat tevens geldt als open dag. Nieuwe leden die zich deze dag aanmelden en de deelnemers aan de basiscursus van een maand worden vrijgesteld van entreegeld. Dit wordt gecommuniceerd met Jaap, Antti en Ferrie.

15.   Niels. Niels heeft aangegeven, dat hij stopt als hoofdtrainer bij Leimonias.

In overleg met Mark-Paul Burgersdijk en Bas van der Valk is afgesproken dat Bas de nieuwe hoofdtrainer van Leimonias wordt. Samen met Burgersdijk tennis wordt momenteel gezocht naar een nieuwe toptrainer voor het prestatietennis en de topselectie. Totdat een geschikte vervanger is gevonden zal Niels de lessen van de jeugd- en topselectie blijven verzorgen. Niels heeft aangegeven daarnaast dit jaar ook competitie te spelen voor Leimonias en zijn rol als coach van het eredivisieteam te vervullen samen met Mark-Paul.

16.   Koningsspelen op Leimonias. Voor 3 basisscholen worden ism de KNLTB 3 clinics georganiseerd. Tennis staat bij deze dagen centraal.

17.   Actualisatie van de Statuten en het Huishoudelijk reglement. Aan de ALV wordt een aangepaste statuten en huishoudelijk regelement gepresenteerd

18.   Nieuwe bestuursleden. Hajo van Bockel wordt de nieuwe parkcommissaris en wordt voor de volgende bestuursvergadering uitgenodigd. Er is nog geen opvolger voor Inge als wedstrijdcommissaris. Daardoor is er is de functie van voorzitter van de technische commissie ook vacant.

19.   Maandelijkse nieuwsbrief. Deze week worden de items voor de nieuwsbrief opgestuurd. Suggesties zijn: kleedkamers, basiscursus (bijlage), vertrek Niels, Activiteiten agenda voor de komende maand, verslag Pubquiz

20.   Rondvraag

·         Eredivisie. Er is voldoende basis budget voor het veilig stellen van deelname aan de eredivisie. Er wordt weer een Fundraising door Stichting Duttendel georganiseerd om het nog ontbrekende geld bij elkaar te krijgen. De vereniging werkt daaraan mee. Er onderhandeld om een gedeelte ten goed te laten komen aan de vereniging.

·         Play-offs op 10 en 11 juni. De organisatie van de play-offs ligt op schema. Er ligt een draaiboek en de subsidie is bij de KNLTB aangevraagd. De werkgroep voor de organisatie van de play-offs bestaat uit: Fan, Tom, Inge, Daniëlle, Chris en Fabian.

·         Wanbetalers. Er zijn nog 3 wanbetalers, die door Tom moeten worden benaderd: Lee, Trimbosch-Hilders en Leversteijn.

·         Stichting Open Toernooi. Er is een afspraak met Margreet ten Kate om de Stichting Open Toernooi op te heffen.

·         Subsidie OZB. De subsidie voor de OZB 2017 moet worden aangevraagd. Tegen de afwijzing van de subsidie 2016 vanwege de te late aanvraag is beroep aangetekend.

·         Erfpacht KZ. Het Staatbosbeheer wilde met een factor 3-4 maal verhogen. Door tussenkomst van experts is dit bedrag aanzienlijk verlaagd. Leimonias krijgt hier tzt ook mee te maken. We moeten hierop alert zijn.

·         Contract van Fabian. Het contract met Fabian is met 2 jaar verlengd. Tom heeft hem gevraagd meer te focussen op de kwaliteit van het eten en ook op een meer gezond aanbod. Hij wil een flexibilisering van het betalen van de pacht; meer in de zomer en minder in de winter. Daniëlle overlegt met hem hierover.

·         Serre. De staande balken van de serre zijn verrot. Fabian heeft aangeboden om dit voor €500,- provisorisch te verbeteren. De vergadering gaat hiermee akkoord. Hans zal hem dit doorgeven.

·         Verlichting bestuurskamer. De verlichting van de bestuurskamer is onvoldoende. Aan Fabian zal worden gevraagd om met een voorstel (offerte) te komen voor verbetering.

·         Uitwisseling OTC. Er wordt afgesproken dat alleen het eten zal worden aangeboden. De drank is voor eigen rekening.

·         Beschikbaarheid van de gravel banen. Zodra de gravelbanen speelklaar zijn komen ze voor de leden beschikbaar. Chris beoordeelt of de banen speelklaar zijn.

·         Gebruik Facebook. De communicatie commissie werkt aan een voorstel voor richtlijnen voor het gebruik van Facebook. Tom vraagt om hierin de geschiedenis van Leimonias mee te nemen.

·         Lid van Verdienste. Tom stelt voor om Donna Kaars Seijpestijn en Fan Jacobus Lid van Verdienste te maken. Voor de volgende vergadering wordt nog eens naar de criteria gekeken. Fan zou eventueel in aanmerking kunnen komen voor erelid.

21.   Datum volgende vergadering: woensdag 29 maart om 20.30 uur

 

Hans IJsselstein
25 februari 2017


Ogenblik a.u.b. ...