Verslag bestuursvergadering 11 januari 2017

1.       Opening

2.       Verslag bestuursvergadering 30 november 2016 wordt goedgekeurd

3.       Actielijst In de actielijst wordt een kolom opgenomen, waarin een geplande afronding wordt opgenomen

·         27. Met het opwaarderen van de ledenpas voor betaling wordt gewacht op een initiatief van Fabian (wordt afgevoerd)

·          28. De afstemming tussen de taakbeschrijvingen van de bestuursleden wordt uitgesteld tot de bestuurswisseling na de ALV

·         31. Het contract met Drukwerk max wordt door Tom opgezegd in de 3e week van januari

·         43.Afgesproken wordt dat Hans een beschrijving voor het ledenboekje maakt over hoe je zelf je gegevens kunt wijzigen.

·         48. Alle benodigde gegevens heeft Daniëlle naar Fabian gestuurd. Het Sita contract wordt door Hans naar Tom gestuurd. Tom zal het contract deze maand opzeggen.

·         49. Clubapp KNLTB. Het blijkt dat er een probleem is bij de afstemming Club app en Club Webware. Dit wordt verder uitgezocht

·         50. De advertentie (A5-formaat) van Jako moet nog worden geleverd. Het is onduidelijk of de advertentie van BDO nog blijft gehandhaafd.

·         54. Tafeltennistafel wordt voorlopig niet verplaatst

·         55. Er wordt een voorstel gemaakt voor het gebruik van de lockers

·         56. Afgesproken wordt dat in de volgende bestuursvergadering foto’s worden gemaakt voor het ledenboekje. Verder zorg ik voor een stukje over het zelf wijzigen van gegevens op de website en zorgt Tom voor een “Ten geleide”

4.       Organisatie rond contracten. In contracten worden vaak verplichtingen van Leimonias opgenomen. De uitvoering ervan wordt niet bewaakt. Er wordt afgesproken dat de secretaris de uitvoering van de verplichtingen bewaakt. Verder wordt afgesproken dat het contract van Sita per 1 augustus wordt opgezegd. Tom stuurt de opzeggingsbrief. Met betrekking tot het contract met Dunlop wordt afgesproken dat we gebruik blijven maken met Brilliance ballen.

5.       Advertentie in Expatblaadje. Er wordt afgesproken dat een advertentie voor het aantrekken van nieuwe leden wordt geplaatst in het Expatblaadje ( Kosten €350,- ). Tom koppelt dat terug naar Antti. Tom stemt ook de introductiecursussen met Niels af.

6.       Afstemming activiteiten Bestuur, LBC en Stichting Duttendel. Fan heeft nog geen draaiboek voor de Play-offs naar Tom gestuurd. Tom neemt heirover contact op met Fan. Hij zal ook een afspraak maken met Ernst. Na mijn vakantie zal ik een voorstel maken van de afstemming.

7.       Sponsordoelen. Hans stuurt een lijst met sponsordoelen naar Daniëlle. Zij neemt die dan op in het grootboekschema.  

8.       Lidmaatschap voor een deel van het jaar . Er is geen reden om een mogelijkheid om een deel van het jaar lid te worden, in te voeren.

9.       Renovatie kleedkamers. De renovatie ligt op schema. De nog ontbrekende attributen zullen bij Ikea worden aangeschaft. Voor de volgende vergadering komt er een voorstel voor het gebruik van de lockers.

10.   Opschonen lijst niet-betalende leden . Deze lijst is volgens Inge helemaal up-to-date.

11.   Stand van zaken van de actualisatie van de Statuten en het Huishoudelijk reglement. Voordat deze aangepast kan worden moet de ALV er eerst mee akkoord gaan. Tom komt met een voorstel voor aanpassing.

12.   Nieuwe bestuursleden. Voor de functie van Park commissaris is Hajo van Bockel benaderd. Hij heeft zich georiënteerd, door documentatie op te vragen bij de KNLTB en een gesprek met zijn voorganger. In principe is hij bereid om de taak op zich te nemen. Op korte termijn heeft Tom een gesprek met hem. Verder wordt Margit Velds en Michel van de Goes door Tom benaderd voor de functie van Wedstrijdcommissaris. Ook wordt nog gezocht naar een jeugscommissaris (Eelco?). Daarnaast neemt Hans contact op met Tijs Steenge voor een IT commissie (LeimIT) voor een onderzoek naar een vernieuwing van de verschillende administraties en andere IT zaken (Sandro Patty is een mogelijkheid voor versterking van de IT-commissie).  

13.   Onderwerpen maandelijkse nieuwsbrief. Kertsdiner LBC, Nieuwjaarsreceptie, Bridge toernooi, Betalen contributie. De onderdelen worden tekstklaar aan Hans aangeleverd

14.   Rondvraag.

·         Tom stuurt een toelichting op het bezwaar tegen het niet toekennen van een subsidie op het OZB bedrag vanwege een te late aanvraag. Daniëlle levert de afschriften van de betalingen van de afgelopen 3 jaar.

·         De tegels op de tribunes zijn in slechte staat. Samen met Chris wordt een plan gemaakt om te kijken wat Leimonias zelf kan doen en wat provisorisch kan worden gerepareerd.

·         Evert Schneider heeft belangstelling om het uitslagenbord te vernieuwen. Tom gaat na of dit kan worden geoperationaliseerd.

·         Er zitten een 30-tal verkeerde e-mailadressen in de ledenadministratie. Hans zal aan Ferrie vragen om een lijst met namen met foutieve e-mailadressen te maken, waarna een belronde kan worden georganiseerd om de e-mailadressen te verbeteren.

·         Het voorjaarsonderhoud van de banen valt veel duurder uit dan vorig jaar. Er wordt nagegaan waardoor dat komt. Hans stuurt het voorstel naar Tom toe.

·         Met KZ en Max wordt voortgang gemaakt bij het overleg over een gezamenlijke aanpak voor de  renovatie van de Algemene ruimte, de parkeerplaats en de bewegwijzering naar het “Sportpark Klein Zwitserland”. Ook wordt de mogelijkheid onderzocht om gezamenlijk via een broker de Led verlichting te financieren.

·         Afgesproken wordt om niet meer dan één keer een herinneringsmail te sturen.

15.   Datum volgende vergadering: woensdag 22 februari  om 20.30 uur

 

Hans IJsselstein
13 januari  2016


Ogenblik a.u.b. ...